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內(nèi)部審核新模式探討

發(fā)布時(shí)間: 2018-11-05 01:35:43

  內(nèi)部審核也稱為一方審核,由組織自己或以組織的名義進(jìn)行,,審核的對(duì)象是組織內(nèi)部各個(gè)部門,,驗(yàn)證組織管理體系的有效性和符合性。體系的內(nèi)審就是找到體系的不良與不良發(fā)生的原因,,并加以糾正,、改善,做出糾正預(yù)防措施,,以達(dá)到持續(xù)改進(jìn)最終目的,。

  傳統(tǒng)模式下的內(nèi)審,很多公司通常只有幾名內(nèi)審員,,一年進(jìn)行一次公司級(jí)內(nèi)審,,審核時(shí)龍卷風(fēng)式的一次完成,整個(gè)公司,、所有部門,、整個(gè)體系進(jìn)行一次大掃除,走過(guò)場(chǎng),,最終提出一兩個(gè)典型問(wèn)題進(jìn)行整改,,這樣進(jìn)行往往很難發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或問(wèn)題的根本原因。很多公司的內(nèi)審主要目的其實(shí)只是為了應(yīng)付外審而不得已為之,,過(guò)程也是敷衍了事,,找不到管理體系的真正問(wèn)題所在,有時(shí)即便找到問(wèn)題原因,,卻很少有人跟進(jìn),,問(wèn)題也還只是停留在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題階段,,沒(méi)有得到實(shí)際解決。

  針對(duì)內(nèi)審逐步失去實(shí)際意義的情況,,有的公司逐步在改進(jìn)內(nèi)審的思路,、模式,在以往單一集中式內(nèi)審的基礎(chǔ)上,,將公司內(nèi)審,、監(jiān)察、數(shù)據(jù)分析貫通于一體,,形成互補(bǔ),、促進(jìn)、聯(lián)動(dòng)的動(dòng)態(tài)模式,,輔助公司級(jí)內(nèi)審,。內(nèi)審側(cè)重于體系層面的全面覆蓋體檢,監(jiān)察側(cè)重于業(yè)務(wù)板塊的深度專項(xiàng)檢查,,數(shù)據(jù)分析側(cè)重于改進(jìn)過(guò)程控制,。三個(gè)維度疊加,形成正向改進(jìn)型的,,更適應(yīng)公司發(fā)展現(xiàn)狀的公司級(jí)內(nèi)審模式,。

  一、按階段分層級(jí)實(shí)施內(nèi)審

  改變之前集中式審核的方式,,將內(nèi)審改為全年性的工作,,年初集中召開(kāi)內(nèi)審首次會(huì)議,年底統(tǒng)一召開(kāi)內(nèi)審末次會(huì)議,。同時(shí)將公司各部門細(xì)分為體系策劃層,、職能層、執(zhí)行層及支持層,,將審核分為若干階段逐一實(shí)施內(nèi)審,,按月度或季度通過(guò)階段會(huì)議形式匯總階段性內(nèi)審實(shí)施情況。

  二,、內(nèi)審實(shí)施情況的定期展現(xiàn)

  部門的內(nèi)審情況將在階段總結(jié)會(huì)議上(月度,、季度)展示,包括:

  1,、部門內(nèi)審情況報(bào)告,、成熟度狀態(tài)、體系運(yùn)行情況及存在的主要問(wèn)題等,。

  2,、同時(shí),在會(huì)議上需公布現(xiàn)階段同層級(jí)部門的內(nèi)審情況,,如問(wèn)題對(duì)比,、體系運(yùn)行情況,、系統(tǒng)問(wèn)題分析、建議等,。

  3,、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向責(zé)任部門開(kāi)具不合格項(xiàng)報(bào)告。不合格報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括:受審部門及負(fù)責(zé)人姓名,、職務(wù),、審核員姓名、審核依據(jù),、不合格報(bào)告事實(shí)描述,、完成日期等。

  責(zé)任部門在收到不合格項(xiàng)報(bào)告以后,,按照規(guī)定的時(shí)間對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行原因分析,,并制定糾正措施,報(bào)部門主管審批后實(shí)施糾正措施,;審核員和管理者代表對(duì)糾正措施中的工作項(xiàng)目進(jìn)度和有效性進(jìn)行跟蹤檢查,驗(yàn)證糾正措施完成日期及實(shí)施情況,。

  4,、定期展示審核、監(jiān)察問(wèn)題項(xiàng)的整改進(jìn)度,營(yíng)造正向積極的安全文化氛圍,。

  三,、將公司的內(nèi)審員級(jí)別劃分為4個(gè)層級(jí)

  1.部門級(jí)內(nèi)審員

  由各部門管理并服務(wù)于部門,由公司主任級(jí)內(nèi)審員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn),、指導(dǎo),,培訓(xùn)合格頒發(fā)公司審核員證書(公司內(nèi)部有效),其職責(zé):負(fù)責(zé)部門內(nèi)部的審核,,編制部門內(nèi)部體系文件,,整理部門的體系文件,參與本部門的不符合項(xiàng)整進(jìn)行改等工作,。(人數(shù)不限,,可根據(jù)部門規(guī)模、工作量而定)

  2.公司級(jí)內(nèi)審員

  由公司選拔符合條件的優(yōu)秀部門級(jí)內(nèi)審員,,集中進(jìn)行培訓(xùn)(內(nèi)訓(xùn)和外訓(xùn),,外訓(xùn)合格可由培訓(xùn)機(jī)構(gòu)頒發(fā)內(nèi)審員證書),內(nèi)審員行政職責(zé)屬于各部門管理,,但由公司統(tǒng)一管理公司體系審核相關(guān)的工作,。職責(zé):負(fù)責(zé)編制部門及公司相關(guān)公司內(nèi)部體系文件、協(xié)助組長(zhǎng)級(jí)內(nèi)審員進(jìn)行公司級(jí)內(nèi)審,、年度內(nèi)審,,參與外部審核(二方,、三方審核),主導(dǎo)本部門的審核資料的整理,;督促,、追蹤各部門的不符合項(xiàng)整改(包括內(nèi)、審核外審提出的),。

  3.組長(zhǎng)級(jí)內(nèi)審員

  組長(zhǎng)級(jí)內(nèi)審員,,從公司級(jí)內(nèi)審員中選拔,由公司重點(diǎn)培養(yǎng),,聘請(qǐng)專門機(jī)構(gòu)或講師進(jìn)行培訓(xùn),,服務(wù)于公司。職責(zé):協(xié)助最高管理者,、管理者代表及主任級(jí)內(nèi)審員進(jìn)行公司管理體系的策劃或更改,,帶領(lǐng)內(nèi)審團(tuán)隊(duì)開(kāi)展公司級(jí)內(nèi)審、年度內(nèi)審,、階段總結(jié)會(huì)議等工作,,參與外部審核(二方、三方審核),,督促,、追蹤各部門的不符合項(xiàng)整改(包括內(nèi)、審核外審提出的),,帶領(lǐng)內(nèi)審團(tuán)隊(duì)進(jìn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究,。

  4.主任級(jí)內(nèi)審員

  主任級(jí)內(nèi)審員,從公司級(jí),、組長(zhǎng)級(jí)內(nèi)審員中優(yōu)選,,通過(guò)外部培訓(xùn)取證,擔(dān)任公司內(nèi)審員講師,,服務(wù)于公司,。職責(zé):進(jìn)行各級(jí)內(nèi)審員的評(píng)估、培訓(xùn)及培養(yǎng),,組織公司內(nèi)審團(tuán)隊(duì)進(jìn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究,。

  四、公司內(nèi)審員培訓(xùn)也分層級(jí)進(jìn)行

  1.部門級(jí)審核員:

  1)已聘部門級(jí)內(nèi)審員以內(nèi)訓(xùn)為主,,年度內(nèi)完成公司設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn),、技能、應(yīng)用,、實(shí)操等所有課程,,即可由部門認(rèn)定,繼續(xù)保持資質(zhì);

  2)新聘部門級(jí)內(nèi)審員:學(xué)習(xí)完成公司設(shè)置標(biāo)準(zhǔn),、技能,、應(yīng)用、實(shí)操等課程,,即可由部門主管(或公司級(jí)審核員)進(jìn)行考核和認(rèn)定,,公司聘任并頒發(fā)內(nèi)部審核員證書。

  2.公司級(jí)內(nèi)審員的培訓(xùn),,以技巧,、實(shí)操性課程為主,如沙盤課,、基于問(wèn)題的審核,、流程審核、審核技巧,、不符合項(xiàng)的確定等方面的提高等,。

  3.組長(zhǎng)級(jí)內(nèi)審員培訓(xùn)以實(shí)戰(zhàn)、管理性培訓(xùn)為主,,將實(shí)戰(zhàn)演練與真實(shí)內(nèi)審結(jié)合,,以提高內(nèi)審的實(shí)效性。

  4.主任級(jí)內(nèi)審以指導(dǎo)類,、專業(yè)性培訓(xùn)為主,,旨在提高審核員的培訓(xùn)、指導(dǎo)能力,,為公司培養(yǎng)更多部門級(jí)內(nèi)審員。

  綜上所述,,這一類型的模式與現(xiàn)在很多公司不同,,主要在于公司各個(gè)部門均有審核員,在進(jìn)行部門各項(xiàng)工作時(shí),,時(shí)時(shí)灌輸管理體系的方法和理念,,在員工意識(shí)里逐步重視樹(shù)立運(yùn)用管理體系的思想。不再是之前由幾個(gè)人,,簡(jiǎn)單純粹的編制體系文件,、整理記錄和數(shù)據(jù),而是把體系管理工作貫穿到部門和公司的全部工作當(dāng)中,。而且按照審核員的級(jí)別不同,,各有分工,在職責(zé)上建立了相應(yīng)的層次,。針對(duì)不同的級(jí)別審核員,,公司能安排相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo),使公司的審核人員形成梯隊(duì)。

  在具體實(shí)施審核時(shí),,采取了持續(xù)性審核的方式,,要求各個(gè)部門把體系審核、整改,、持續(xù)改進(jìn)當(dāng)成日常工作來(lái)做,,使每個(gè)部門和全公司始終處于持續(xù)改進(jìn)的狀態(tài)。增加了階段性會(huì)議次數(shù),,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題隨時(shí)解決,,不像以前只進(jìn)行一次內(nèi)審的情況,只進(jìn)行年度改進(jìn),,增強(qiáng)督促的力度和頻率,,縮短了問(wèn)題的改進(jìn)周期,有利于實(shí)現(xiàn)公司相應(yīng)的預(yù)期目標(biāo)的,。


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